این همه جلسات، مگه داریم، مگه می شه؟
تعدد و تکثر جلسات در ادارات اردبیل به حدی است که بیش از نیمی از زمان و انرژی مدیران دستگاه‌های اجرایی به جای برنامه ریزی و اجرای آن معطوف به حضور اغلب اجباری در جلسات می‌شود.
ساوالان خبر: وضعیت برگزاری جلسات دستگاه های اجرایی در استان، برنامه ها و اظهارات طرح شده و در نهایت دستاوردهایی که جلسات از خود نشان می دهند، نه تنها برای بسیاری از مدیران پذیرفته نیست بلکه برخی حتی معتقدند در این جلسات استهلاک زمان و انرژی یک مدیر قابل توجه است.
با این وجود عاملی که موجب شده تا دستگاه های اجرایی فهرست بلند بالایی از جلسات مدیران ترتیب دهند و برای اینکه فراموش نشود اغلب از یک برد یا دفترچه استفاده کنند، به نظر می رسد خود از جمله موضوعات قابل توجهی است که مدیران را به جای توجه به وظایف مدیریتی از جلسه ای به جلسه دیگر می کشاند.
اغلب کسانی که به ادارات مراجعه می کنند از اینکه مدیران در اداره نیستند و یا پشت درهای بسته در جلسه حضور دارند، گله مندند و در این میان به درستی مشخص نیست ماحصل جلساتی که ارباب رجوع را پشت درها به انتظار می گذارد چه ثمره ای داشته و تا چه حد برای تحقق اهداف خدمت رسانی دستگاه ها مفید است.
تداخل در جلسات اداری
دغدغه دیگر نحوه برگزاری جلسات و زمان بندی آن ها است. بطوریکه در برخی مواقع حتی این جلسات تداخل زمانی هم دارند. بطوریکه بارها شنیده شده که مدیران در میانه یک جلسه عذرخواهی کرده و خود را به جلسه دیگر در داخل سازمان خود و یا ادارات دیگر رسانده اند.
همین موضوع مورد انتقاد و اعتراض خبرنگاران و اصحاب رسانه بویژه فعالان خبرگزاری ها است. تا جایی که خبرنگاران در برخی روزها از تعدد جلسات به ستوه می آیند و در برخی روزها و حتی هفته ها نبود حتی یک جلسه برای پوشش اخبار برای آن ها سوال ایجاد می کند.
خبرگزاری مهر به روابط عمومی استانداری اردبیل پیشنهادی مبنی بر ارائه برنامه زمان بندی مطلوب از طریق شورای هماهنگی روابط عمومی های ادارات استان طرح کرد که به نظر نمی رسد چندان مورد توجه قرار گرفته باشد؛ چرا که نگاه جزیره ای ادارات و مدیران روابط عمومی ها موجب شده است صرفا پاسخگوی نیازهای سازمان خود باشند.
در این میان ادارات نیز ترجیح می دهند به جای نگاه فرابخشی متمرکز بر سازمان خود باشند و حتی جلسات را با آب و تاب و پوشش گسترده رسانه ای البته در مواقعی که صلاح می دانند و نه در تمامی جلسات، برگزار کنند.
این نوع نگاه که به تعبیر برخی خبرنگاران استفاده ابزاری است موجب شده مدیران تنها زمانی که تمایل دارند خبرنگاران را بپذیرند.
طرح ریزترین مسائل و در سطح کارشناس
علاوه بر این پرداختن به موضوعات در جلسات نیز اهمیت ویژه دارد؛ چرا که منطق حکم می کند اگر جلسه ای ضروری است و باید هم اندیشی صورت گیرد مدیر خود اقدام به برگزاری آن کند.
با این وجود جمع مدیر و معاونان خود در جلساتی که فقط مدیر متکلم وحده است و معاونان و کارکنان زیر دست نظری ابراز نمی کنند، بارها تجربه شده است. بسیاری از جلسات نیز به فراخور یک موضوع کوچک که می تواند توسط حتی یک کارشناس اداره رفع شود پای مدیر کل را به میان می کشد و مدیران به جای سبک سازی فعالیت خود حتی مسئولیت معاونان و در برخی مواقع کارشناسان را هم بر عهده می گیرند.
این مهم که خود چرخه های دوباره کاری را تشدید کرده و مانع از بهره وری است، موجب می شود در اظهار نظر و تصمیم گیری، کارشناسان و معاونانی که به درخواست مدیر در جلسات دیگر حضور یافته اند حقی بر خود قائل نشوند؛ بطوریکه بارها در کارگروه ها و جلسات اداری این موضوع که اجازه دهید نظر مدیر و اداره را بگیریم، مطرح می شود.
تاکید وزارت کشور بر ادغام جلسات
با این وجود سوال اینجا است که چه دلیلی موجب شده مدیران با وجود اذعان به اینکه بسیاری از جلسات خروجی مطلوب نداشته و استهلاک زمان و انرژی را به دنبال دارد نسبت به برگزاری آن اقدام کنند؟
در پاسخ به این سوال مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استانداری اردبیل به خبرنگار مهر گفت: تعدد جلسات در خروجی آن تاثیر منفی دارد، هر چند ادغام جلسات از سوی وزارت کشور تاکید می شود اما در مقابل در ارزیابی فعالیت مدیران تعداد جلسات نیز نمره بالایی را به خود اختصاص داده است.
شفیع شفیعی با بیان اینکه خود بنده ماهانه به طور میانگین در ۶۵ جلسه شرکت می کنم، اضافه کرد: با این وجود کاهش تعداد جلسات می تواند در بهبود عملکرد دستگاه ها تاثیر مستقیم داشته باشد و ضروری است این موضوع مورد توجه مدیران قرار گیرد.
وی با بیان اینکه تعدد جلسات خود از عوامل خستگی مدیران و فرسایش و استهلاک زمان و هزینه است، اضافه کرد: این در حالی است که می توان بسیاری از جلسات را تجمیع کرد و یا اصلا برگزار نکرد.
شفیعی با ذکر مثالی در خصوص جلسات مازاد با بیان اینکه برای برگزاری مراسمات به دلیل اینکه تعریف وظایف مشخصی صورت می گیرد نیازی به تشکیل جلسات متعدد نیست، متذکر شد: در صورتی که هر دستگاه و مدیری وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهد تشکیل بسیاری از جلسات غیر ضروری خواهد بود.
مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استاندار در خصوص تعدد کارگروه ها ادامه داد: در بخش کارگروه ها نیز نیازمند ساماندهی، در برخی مواقع تجمیع و در برخی مواقع ایجاد کارگروه جدید هستیم.
وی تاکید کرد: یکی از مشکلات فعلی فعالیت کارگروه ها این است که ترکیب اعضا نیازمند بازنگری است؛ چرا که در برخی کارگروه ها دستگاه های عضوی داریم که عملا حضورشان ضرورتی ندارد.
شفیعی با اذعان به اینکه در کارگروه ها برخی دستگاه ها به صورت افتخاری و بدون حق رای حضور می یابند، ادامه داد: ماهیت کارگروه ها با هدف نهادینه کردن فرهنگ هماهنگی ضرورت ویژه دارد.
تجمیع برخی جلسات ضرورت دارد
در این بحث خبرگزاری مهر تمایل داشت که نظرات معاونان استاندار اردبیل به عنوان بالاترین مرجع اجرایی استان مبنی بر ادغام، حذف یا جایگزینی جلسات دریافت کند که درخواست این مهم از مدیریت روابط عمومی بعد از گذشت دو هفته بی پاسخ ماند.
با این وجود فرماندار اردبیل که خود از مدیران پرکار استان محسوب می شود در خصوص این بحث گفت: جلسات مشابه و همسو که بتوانند یکجا برگزار شده و همان خروجی را داشته باشند قابلیت ادغام دارند.
جواد زنجانی در خصوص وضعیت خروجی جلسات برگزار شده در شهرستان و کم و کیف آن تصریح کرد: جلساتی که در مجموعه فرمانداری تشکیل می شود سه نوع است که نوع اول بر اساس دستور کار مقطعی بوده و به طرح های ملی آمار گیری، انتخابات و… می پردازد.
وی افزود: این جلسات جهت تحقق اهداف مقطعی برگزار می شود و در کنار آن جلسات منظم اجرایی بر اساس حوزه مدیریتی و مسئولیتی داریم از جمله شورای تامین و آموزش و پرورش که باید به صورت مستمر برگزار شوند.
فرماندار اردبیل نوع سوم جلسات مجموعه کاری خود را بر حسب نیاز و اقتضا دانست و تاکید کرد: از جمله طرح های گردشگری، مشکل آبیاری در یک روستای خاص یا بررسی یک پروژه که بر اساس اقتضا جلسه تشکیل شده و از مدیران مرتبط دعوت به عمل می آید.
به گفته زنجانی اغلب جلسات فرمانداری کاربردی و اجرایی است و خروجی آن باید محسوس باشد؛ علاوه بر این زمان و ضمانت اجرایی این خروجی نیز احساس شود.
رئیس شورای اداری شهرستان اردبیل با تاکید به اینکه برخی جلسات مشابهت دارند، متذکر شد: می توان برای استفاده بهینه از امکانات این جلسات را ادغام و حتی یک تعداد را به صورت تجمیع شده برگزار کرد.
وی با ذکر مثالی به ادغام دو جلسه ساماندهی شهری و سکونتگاه های غیر رسمی اشاره کرد و افزود: می توان جلسات هم سو را به صورت تجمیع شده برگزار کرد.
تاکید به ادغام جلسات که از سوی برخی مدیران نیز طرح شده است، به دلیل قانع کننده ای که مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استانداری اردبیل تاکید دارد با مانع رو به روست و با این وجود برخی مدیران معتقدند می توان از برخی جلسات به واقع چشم پوشی کرد تا دارایی فکری مدیر در مسیر مسئولیت اصلی تعریف شده وی هزینه شود.
ساوالان خبر: وضعیت برگزاری جلسات دستگاه های اجرایی در استان، برنامه ها و اظهارات طرح شده و در نهایت دستاوردهایی که جلسات از خود نشان می دهند، نه تنها برای بسیاری از مدیران پذیرفته نیست بلکه برخی حتی معتقدند در این جلسات استهلاک زمان و انرژی یک مدیر قابل توجه است.
با این وجود عاملی که موجب شده تا دستگاه های اجرایی فهرست بلند بالایی از جلسات مدیران ترتیب دهند و برای اینکه فراموش نشود اغلب از یک برد یا دفترچه استفاده کنند، به نظر می رسد خود از جمله موضوعات قابل توجهی است که مدیران را به جای توجه به وظایف مدیریتی از جلسه ای به جلسه دیگر می کشاند.
اغلب کسانی که به ادارات مراجعه می کنند از اینکه مدیران در اداره نیستند و یا پشت درهای بسته در جلسه حضور دارند، گله مندند و در این میان به درستی مشخص نیست ماحصل جلساتی که ارباب رجوع را پشت درها به انتظار می گذارد چه ثمره ای داشته و تا چه حد برای تحقق اهداف خدمت رسانی دستگاه ها مفید است.
تداخل در جلسات اداری
دغدغه دیگر نحوه برگزاری جلسات و زمان بندی آن ها است. بطوریکه در برخی مواقع حتی این جلسات تداخل زمانی هم دارند. بطوریکه بارها شنیده شده که مدیران در میانه یک جلسه عذرخواهی کرده و خود را به جلسه دیگر در داخل سازمان خود و یا ادارات دیگر رسانده اند.
همین موضوع مورد انتقاد و اعتراض خبرنگاران و اصحاب رسانه بویژه فعالان خبرگزاری ها است. تا جایی که خبرنگاران در برخی روزها از تعدد جلسات به ستوه می آیند و در برخی روزها و حتی هفته ها نبود حتی یک جلسه برای پوشش اخبار برای آن ها سوال ایجاد می کند.
خبرگزاری مهر به روابط عمومی استانداری اردبیل پیشنهادی مبنی بر ارائه برنامه زمان بندی مطلوب از طریق شورای هماهنگی روابط عمومی های ادارات استان طرح کرد که به نظر نمی رسد چندان مورد توجه قرار گرفته باشد؛ چرا که نگاه جزیره ای ادارات و مدیران روابط عمومی ها موجب شده است صرفا پاسخگوی نیازهای سازمان خود باشند.
در این میان ادارات نیز ترجیح می دهند به جای نگاه فرابخشی متمرکز بر سازمان خود باشند و حتی جلسات را با آب و تاب و پوشش گسترده رسانه ای البته در مواقعی که صلاح می دانند و نه در تمامی جلسات، برگزار کنند.
این نوع نگاه که به تعبیر برخی خبرنگاران استفاده ابزاری است موجب شده مدیران تنها زمانی که تمایل دارند خبرنگاران را بپذیرند.
طرح ریزترین مسائل و در سطح کارشناس
علاوه بر این پرداختن به موضوعات در جلسات نیز اهمیت ویژه دارد؛ چرا که منطق حکم می کند اگر جلسه ای ضروری است و باید هم اندیشی صورت گیرد مدیر خود اقدام به برگزاری آن کند.
با این وجود جمع مدیر و معاونان خود در جلساتی که فقط مدیر متکلم وحده است و معاونان و کارکنان زیر دست نظری ابراز نمی کنند، بارها تجربه شده است. بسیاری از جلسات نیز به فراخور یک موضوع کوچک که می تواند توسط حتی یک کارشناس اداره رفع شود پای مدیر کل را به میان می کشد و مدیران به جای سبک سازی فعالیت خود حتی مسئولیت معاونان و در برخی مواقع کارشناسان را هم بر عهده می گیرند.
این مهم که خود چرخه های دوباره کاری را تشدید کرده و مانع از بهره وری است، موجب می شود در اظهار نظر و تصمیم گیری، کارشناسان و معاونانی که به درخواست مدیر در جلسات دیگر حضور یافته اند حقی بر خود قائل نشوند؛ بطوریکه بارها در کارگروه ها و جلسات اداری این موضوع که اجازه دهید نظر مدیر و اداره را بگیریم، مطرح می شود.
تاکید وزارت کشور بر ادغام جلسات
با این وجود سوال اینجا است که چه دلیلی موجب شده مدیران با وجود اذعان به اینکه بسیاری از جلسات خروجی مطلوب نداشته و استهلاک زمان و انرژی را به دنبال دارد نسبت به برگزاری آن اقدام کنند؟
در پاسخ به این سوال مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استانداری اردبیل به خبرنگار مهر گفت: تعدد جلسات در خروجی آن تاثیر منفی دارد، هر چند ادغام جلسات از سوی وزارت کشور تاکید می شود اما در مقابل در ارزیابی فعالیت مدیران تعداد جلسات نیز نمره بالایی را به خود اختصاص داده است.
شفیع شفیعی با بیان اینکه خود بنده ماهانه به طور میانگین در ۶۵ جلسه شرکت می کنم، اضافه کرد: با این وجود کاهش تعداد جلسات می تواند در بهبود عملکرد دستگاه ها تاثیر مستقیم داشته باشد و ضروری است این موضوع مورد توجه مدیران قرار گیرد.
وی با بیان اینکه تعدد جلسات خود از عوامل خستگی مدیران و فرسایش و استهلاک زمان و هزینه است، اضافه کرد: این در حالی است که می توان بسیاری از جلسات را تجمیع کرد و یا اصلا برگزار نکرد.
شفیعی با ذکر مثالی در خصوص جلسات مازاد با بیان اینکه برای برگزاری مراسمات به دلیل اینکه تعریف وظایف مشخصی صورت می گیرد نیازی به تشکیل جلسات متعدد نیست، متذکر شد: در صورتی که هر دستگاه و مدیری وظایف خود را به بهترین نحو انجام دهد تشکیل بسیاری از جلسات غیر ضروری خواهد بود.
مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استاندار در خصوص تعدد کارگروه ها ادامه داد: در بخش کارگروه ها نیز نیازمند ساماندهی، در برخی مواقع تجمیع و در برخی مواقع ایجاد کارگروه جدید هستیم.
وی تاکید کرد: یکی از مشکلات فعلی فعالیت کارگروه ها این است که ترکیب اعضا نیازمند بازنگری است؛ چرا که در برخی کارگروه ها دستگاه های عضوی داریم که عملا حضورشان ضرورتی ندارد.
شفیعی با اذعان به اینکه در کارگروه ها برخی دستگاه ها به صورت افتخاری و بدون حق رای حضور می یابند، ادامه داد: ماهیت کارگروه ها با هدف نهادینه کردن فرهنگ هماهنگی ضرورت ویژه دارد.
تجمیع برخی جلسات ضرورت دارد
در این بحث خبرگزاری مهر تمایل داشت که نظرات معاونان استاندار اردبیل به عنوان بالاترین مرجع اجرایی استان مبنی بر ادغام، حذف یا جایگزینی جلسات دریافت کند که درخواست این مهم از مدیریت روابط عمومی بعد از گذشت دو هفته بی پاسخ ماند.
با این وجود فرماندار اردبیل که خود از مدیران پرکار استان محسوب می شود در خصوص این بحث گفت: جلسات مشابه و همسو که بتوانند یکجا برگزار شده و همان خروجی را داشته باشند قابلیت ادغام دارند.
جواد زنجانی در خصوص وضعیت خروجی جلسات برگزار شده در شهرستان و کم و کیف آن تصریح کرد: جلساتی که در مجموعه فرمانداری تشکیل می شود سه نوع است که نوع اول بر اساس دستور کار مقطعی بوده و به طرح های ملی آمار گیری، انتخابات و… می پردازد.
وی افزود: این جلسات جهت تحقق اهداف مقطعی برگزار می شود و در کنار آن جلسات منظم اجرایی بر اساس حوزه مدیریتی و مسئولیتی داریم از جمله شورای تامین و آموزش و پرورش که باید به صورت مستمر برگزار شوند.
فرماندار اردبیل نوع سوم جلسات مجموعه کاری خود را بر حسب نیاز و اقتضا دانست و تاکید کرد: از جمله طرح های گردشگری، مشکل آبیاری در یک روستای خاص یا بررسی یک پروژه که بر اساس اقتضا جلسه تشکیل شده و از مدیران مرتبط دعوت به عمل می آید.
به گفته زنجانی اغلب جلسات فرمانداری کاربردی و اجرایی است و خروجی آن باید محسوس باشد؛ علاوه بر این زمان و ضمانت اجرایی این خروجی نیز احساس شود.
رئیس شورای اداری شهرستان اردبیل با تاکید به اینکه برخی جلسات مشابهت دارند، متذکر شد: می توان برای استفاده بهینه از امکانات این جلسات را ادغام و حتی یک تعداد را به صورت تجمیع شده برگزار کرد.
وی با ذکر مثالی به ادغام دو جلسه ساماندهی شهری و سکونتگاه های غیر رسمی اشاره کرد و افزود: می توان جلسات هم سو را به صورت تجمیع شده برگزار کرد.
تاکید به ادغام جلسات که از سوی برخی مدیران نیز طرح شده است، به دلیل قانع کننده ای که مدیر کل امور اجتماعی و فرهنگی استانداری اردبیل تاکید دارد با مانع رو به روست و با این وجود برخی مدیران معتقدند می توان از برخی جلسات به واقع چشم پوشی کرد تا دارایی فکری مدیر در مسیر مسئولیت اصلی تعریف شده وی هزینه شود.
